隨著網絡的發展，龐大的視聽資料和檔案信息并存，但這些數據無法形成有效的檔案。因此，利用信息技術對這些復雜的文件進行集中控制，優化文件流轉系統，提高運行效率，降低部門能耗成本勢在必行。
一、從電子文件向無紙文件過渡
人是保證住房公積金電子數據管理順利實施的重要因素。因此，員工引進住房公積金首先要引起思想上的高度關注，正確認識住房公積金紙質管理檔案的可行性和必要性(住房公積金紙質管理檔案既符合中國法制的必然需求，又能保證數據資源的建設和共享，節約管理效率，做好保密工作)。然后，在工作實踐中主動出擊，以高度的責任感開展后續工作，對住房公積金電子數據管理中遇到的疑難問題進行討論和總結，結合具體情況采取科學有效的解決方案。
（一）公積金余額行業原紙檔案數字化處理規范要求
根據國家檔案館、中央檔案館發布的政府文件要求（如《全國檔案信息化建設實施綱要》），制定相應的標準操作:服務外包方承擔大型住房公積金無紙化檔案管理的，應對外包方資質、流程設置、監督管理制度、生產管理機制、生產管理團隊進行檢查，并簽署相應的保密協議；在住房公積金無紙化文件管理開始前，以文件的文件數據號作為文件標識，并以此作為記錄或核對的依據，主動與平臺服務商做好記錄臺帳，相互簽字認可；在對住房公積金電子文件進行管理的過程中，強調要滿足地區的相關文件管理要求，規范住房公積金文件中目錄的內容；監控住房公積金文件的掃描過程；正確填寫《檔案信息無紙化轉換交接信息采集表》；注冊掃描的頁面；仔細檢查每個文件的實際掃描頁數是否與歸檔時填寫的頁數一致；如果發現任何差異；指出正在調查和處理的措施。住房公積金文件掃描期間；按照人事檔案規范重新裝訂拆除的檔案；并確保文件排列順暢；穩定；可靠整潔。以文件質量標準為依據，對紙質文件質量進行抽樣檢查，發現不合格的視聽資料進行再加工。
（二）電子檔案移交、接收和歸檔規范和標準
為確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性，促進注冊信息資源的開發，中心需要制定相關的交接、接收和歸檔規范，明確文件存儲格式、在線或線下交接程序、加解密方式、歸檔方式等。有的公積金中心發現了自己數字檔案服務的重要性，在窗口管理過程中，提前收集數據，甚至有的已經接入部門內網，在合適的時間獲得了所需的電子檔案。要注意實際操作流程:提前整理好所有材料的名稱，確保所有流程、業務受理時“牛皮紙袋”對應的材料名稱一致；全部電子檔案共建共享，員工只需提供一次信息即可注冊相關業務；從其他公司共享的電子檔案應該有一個共享時間，防止起止時間不同導致數據不一致。
（一）住房公積金無紙化文件管理信息系統令人滿意的功能
住房公積金無紙化辦公管理檔案的建設信息系統無法實現中心的文件檔案、聲像檔案、財務檔案、業務檔案的數字化掃描、檔案設施維護和更加多樣化的利用。既能為個人、有償員工、開發商提供優質便捷的服務，又能科學收集中心歷年的住房儲備存量檔案和目前生成的檔案，防范數據管理中的各種潛在風險。
（二）住房公積金無紙化辦公數據管理的安全方面信息系統
與檔案信息相比，電子信息資料與載體分離，容易被篡改而不留痕跡，如用Photoshop軟件處理電子檔案圖中的關鍵簽名信息。易篡改、易復制、易傳輸、易偽造的特點，讓住房公積金無紙化辦公檔案管理工作專注于解決安全問題。除了要求住房公積金制作無紙化文件，要求被管理人員具有良好的工作能力、敬業精神和防護安全，接收、歸檔和收集客戶圖像（含線上、線下及共享的外單位資料）、初步整理和組裝、檔案數字化傳輸、檔案數字化處理（數字化質檢、審核）、檔案數字化交接提醒、文件入庫交接、文件歸檔和文件歸檔提醒、管理數據文件丟失處理、文件銷毀（銷毀申請、銷毀處理、銷毀鑒定、銷毀審核）、文件保密、文件損壞處理、文件標識、文件庫存管理、文件更新、文件更新跟蹤等數據外，文件提醒服務、文件恢復流程、文件利用文件檢索（檢索號檢索、目錄檢索、案卷檢索、聯合檢索、身份證檢索、業務編碼檢索、時間檢索、行政執法查詢）、文件借閱、文件存取、文件編研、文件專題組織、文件審核、統計分析報告（工作量統計、借閱統計、調閱統計、入庫統計、分類統計）、數字文件導入導出。
工作指令在線指令(檔案員可通過執行網絡查看所轄服務中心日常管理部門檔案柜整理的紙質檔案，異常情況可及時糾正)在線市檔案室年檢、互動專題交流、咨詢答疑、公告管理。
除了數據管理、倉庫管理、文件柜管理、文件檔案管理、數字代碼管理、文件管理目錄和文件檔案管理外，還需要采取必要的計算機和網絡手段來保護住房公積金電子文件。筆者認為，公積金繳存紙質人事管理系統應實現“四大功能”，即電子檔案及其目錄數據庫系統的備份和功能恢復功能，電子檔案存儲狀態的監控和預警功能，電子檔案真實性、完整性、可訪問性和安全性能的檢查功能，電子檔案的保護功能。CA認證、電子印章和數字水印技術是解決這一問題的基本措施，可以為因保障原創內容權利而引發的糾紛提供證據。
（三）住房公積金無紙化文件的管理信息系統技術性能
住房公積金基于平裝的文件管理信息系統將擁有安全合理的數據庫系統結構和查詢算法。為了保證查詢反饋速度不會隨著用戶和記錄的增加而明顯下降，筆者認為住房公積金無紙化數據管理信息系統完全滿足。
1更新信息可以修改除搜索關鍵字外的所有字段，并檢查數據的可靠性和數值（包含重復性和相似性檢查）的可實現性，系統響應控制在5秒以內。
2數據導入可以按照一定的格式自動關聯必要的信息，檢查數據的可靠性和數值的必要性，響應時間控制在5秒以內。
3存儲系統更新到數據庫的控制速度在5秒以內。
4查詢檢索簡單查詢系統的響應控制在2秒以內，組合查詢和復雜查詢的響應速度調整在5秒以內，可以對相關文件進行檢索和模糊查詢。查詢系統根據一定的原則進行分類、過濾和存儲。
5.數據庫的備份和恢復以及數據交互應定期自動執行。數據支持數據庫和表的備份和恢復，處理時間控制在一小時以內。
6統計數據挖掘預測的操作時間通常應小于60秒，復雜情況下應控制在3分鐘以內。
7并發用戶數量>；40
8.將業務分析數據選擇和生成的處理時間控制在10分鐘以內，在不影響顯示進度值和使用量的前提下，將有意義的標簽信息嵌入到主機原始數據中。具體來說，有以下幾個方面:
1.CA認證和電子印章。主要是保證協會工作人員、參保單位、存款單位在互聯網上傳輸的數據的安全性、真實性、可靠性、完整性和不可抵賴性。一方面，檔案通過時間戳、電子簽名、電子印章等**手段固化。，從而明確簽名主體并保證其真實身份；另一方面通過CA認證，確保有法可依，為解決公積金余額無紙化辦公檔案帶來的法律問題提供了依據。
2.數字水印技術。一方面，住房公積金電子文件的時效性保護。在住房公積金檔案信息掃描保存過程中，通過嵌入對修改水印信息非常敏感的脆弱水印或半脆弱水印，可以防止大量文件被篡改。在住房公積金電子檔案中嵌入脆弱水印后，當水印信息被非法訪問故意破壞時，非常容易檢測到檔案或水印的內容是否被篡改，并采取必要措施防止住房公積金紙質檔案被偽造，使非法訪問無法從檔案中獲取有用信息。另一方面是知識產權保護。網絡的共享將使大量的人在線訪問住房公積金電子管理文件信息系統，文件資源可能被非法下載、復制和篡改。但是在這個紙質文件住房公積金中嵌入了一定含義的水印信息（如制作單位、簽名等）后，我的感官軟件很難感知到水印信息，但檢測裝置靈敏，從而宣告住房公積金是無紙的。
“互聯網時代”背景下住房公積金紙質化檔案管理工作的發展，不僅可以加強對重要、有價值的電子文件的保護，大大延長住房公積金文件的存儲時間，還有助于提升住房公積金文件的消息內容，用戶也需要重新查閱電子文件。因此，實現電子檔案管理是住房公積金文化事業發展的必然產業，必將為住房公積金事業的可持續發展奠定堅實的基礎。
庫房綜合智能
管理系統
本系統嚴格按照“嚴格、合理、可靠、經濟、完善”和“無人值班、少人值守”的要求進行設計，具體原則如下：
? 系統選型高起點：
★ 技術**性：選用新的專業技術與產品；
★ 系統高可靠性：系統的硬件和軟件均采用技術成熟的產品，平均無故障時間均在20萬小時以上；
★ 系統運行管理方便：軟件系統中文化，操作方便；
★ 設計架構**：系統采用真正的B/S+C/S架構，業內唯一全程WEB支持的監控平臺
★ 技術支持能力強：承建單位技術實力強，服務完善；
★ 系統集成度高：系統完美整合了設備實時監控、運行狀態、數據查詢、深度分析、信息告警等等；
★ 系統交互性好：用戶可通過PC及移動終端實時查詢系統設備的各種參數與狀態，掌握主動權；
★ 系統可擴展性能強：模塊化結構有利于擴容與擴展。
★ 高可靠性保證：系統支持雙機/多機熱備方案，特殊應用沒有后顧之憂；
? 投資少： 系統選型具有高性能價格比。
? 建設時間短：在較短的時間內完成系統的安裝調試。
? 優質的服務：本著“用戶**、服務至上”的原則。
庫房恒溫恒濕智能控制系統：
★ 溫濕度：監測檔案庫房內重要區域的溫度、濕度數值及變化情況。
★ 空調： 監測空調的運行狀態，并可實現遠程開關機啟停控制模式并調節溫度閾值及聯動等。
★ 除濕加濕一體機： 自動設定一體機濕度，并對一體機運行狀態及內部模塊實時監測。
庫房自動防火防盜報警系統：
★ 門禁管理： 采用進門人臉識別+掌紋識別+刷卡+出門按按鈕的驗證方式，實現對人員出入情況的管理。
★ 視頻圖像： 監視庫房的實時圖像，并進行視頻錄像。
★ 防盜： 紅外探測器，監測檔案庫房人員活動情況。
★ 防火： 煙霧報警測器，監測檔案庫房內的火警情況。
庫房自動消毒滅菌系統：
★ 臭氧消毒機 監測臭氧消毒機的運行狀態及參數，并可實現遠程開關機啟停控制。
庫房環境監測系統：
★ 漏水監測： 區域式漏水， 米漏水感應繩，監測庫房內除濕一體機以及墻壁四周有無漏水發生。
★ 毒害氣體： 監測庫房內部氣體是否毒氣及空氣質量是否超標，并聯動消毒機進行空氣消毒。
