隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用。在工程單位檔案信息化中，檔案管理的手段、方法和流程也發(fā)生了重要變化。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息管理相比，電子文檔具有一定的優(yōu)勢(shì)，兩者之間存在較大的差異，導(dǎo)致了文件管理形式的差異。如前所述，本文進(jìn)行了精準(zhǔn)的分析和探索，通過對(duì)比電子圖片和電子文件與指標(biāo)的差異，為鋼結(jié)構(gòu)行業(yè)支持信息化奠定了基礎(chǔ)。

一、數(shù)字文件和檔案信息的特點(diǎn)

紙質(zhì)文件是借助電子計(jì)算機(jī)的識(shí)別、處理和存儲(chǔ)功能，由紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換而來，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代可以傳輸，通常以文件為單位。目前，電子文本的重要載體包括硬盤、光盤、磁盤等。因此，電子文本中的系統(tǒng)記錄打破了源文件的弊端，具有載體選擇多樣化、存儲(chǔ)簡單、速度快、容納度高的特點(diǎn)。然而，電子圖片也有一些缺點(diǎn)。例如，紙質(zhì)文件在新媒體環(huán)境中的使用安全性可能會(huì)受到威脅。如果管理不到位，數(shù)據(jù)文件可能會(huì)被竊取、篡改和擦除。此外，電子文本文件的制作也需要一定的科技含量，對(duì)管理員的專業(yè)能力和使用現(xiàn)代辦公工具的能力要求相對(duì)嚴(yán)格。信息是以紙為載體記錄信息，以文字說明的方式記錄與活動(dòng)相關(guān)的基礎(chǔ)材料。信息文件的顯著特點(diǎn)是易于識(shí)別、對(duì)存儲(chǔ)形式的理解更全面、保質(zhì)期長等。但由于紙質(zhì)載體的影響，電子檔案材料存在潮濕、易燃、老化等弊端，使得紙質(zhì)檔案管理者的工作難度很大，導(dǎo)致文字模糊、檔案損毀等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，檔案的價(jià)值無法充分發(fā)揮。

二.工程單位紙質(zhì)文件與電子文件的對(duì)比分析

（一）檔案收集和歸檔的方式差距很大。在建設(shè)項(xiàng)目中，電子工作資料的歸檔方法不同于檔案。首先，在如何形成電子文件和檔案、相關(guān)加密數(shù)據(jù)、信息認(rèn)證、驗(yàn)證機(jī)制、加密處理等方面。應(yīng)隨時(shí)進(jìn)行。信息安全系統(tǒng)完善，確保不會(huì)有信息、攻擊等。在建筑文件傳輸過程中，原始檔案接收人接收檔案時(shí)的信息類別準(zhǔn)確、真實(shí)。歸檔信息在收集歸檔時(shí)相對(duì)直觀，通過施工工作直接整理記錄。相比之下，電子文件和資料的要求更加嚴(yán)格，不僅對(duì)文件格式和載體有具體要求，對(duì)文件讀取方式和相關(guān)操作系統(tǒng)也有一定限制。因此，電子檔案與電子文件數(shù)據(jù)管理的區(qū)別也體現(xiàn)在載體的不同上。相對(duì)而言，電子檔案經(jīng)過收集歸檔后，作為憑證的真實(shí)性辨別能力更強(qiáng)，性價(jià)值更高。由于電子文本不能更改或偽造，憑證的說服力較低。

（二）文件識(shí)別組之間有很大的差異。電子文件資料的識(shí)別主要是為了保證其在后續(xù)建筑活動(dòng)中具有較強(qiáng)的實(shí)用性和指導(dǎo)意義，盡量少保留工程信息、施工合同和施工展示過程、工程驗(yàn)收資料等核心數(shù)據(jù)。而且，鑒定工作的性質(zhì)包括信息是否為電子文本格式，文書所涉及的文件內(nèi)容有保存價(jià)值的時(shí)間有多長，電子文書的呈現(xiàn)技術(shù)是否能夠反映文件的真實(shí)內(nèi)容等。主要任務(wù)是在建設(shè)中從眾多的商品流中選擇有價(jià)值的文件內(nèi)容。鑒定方法包括電子文件信息真實(shí)性檢測(cè)、閱讀模式檢測(cè)、計(jì)算機(jī)病毒檢測(cè)和信息準(zhǔn)確性檢測(cè)。在電子檔案鑒定活動(dòng)中，應(yīng)首先明確檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理期限表。拒絕并銷毀收集的無用文件或已失去保存價(jià)值的文件。信息與電子文件鑒定業(yè)務(wù)的主要區(qū)別在于鑒定地點(diǎn)，其中在監(jiān)理公司主要鑒定來源、內(nèi)容信息、特征形式、是否具有相對(duì)價(jià)值、效益標(biāo)準(zhǔn)評(píng)價(jià)等。

（三）歸檔和分析過程中的差異。在工程單位中，電子移動(dòng)文件和材料的信息和載體可以分離，因此文件實(shí)體的分類可以用概念分類來代替。電子檔案集中整理是一種典型的實(shí)體標(biāo)準(zhǔn)分類，通過單行整理規(guī)則，對(duì)檔案信息進(jìn)行人工管理，實(shí)現(xiàn)檔案按檔案的主要項(xiàng)目類型、年代或類別在房間內(nèi)有序整理。信息管理中的文件分類是一項(xiàng)繁重的任務(wù)。為了保證文件檢索和查詢的效率，外包單位必須花費(fèi)精力整理文件的類型。電子文件歸檔整理的特點(diǎn)是按照關(guān)鍵字或時(shí)間對(duì)收集到的文件數(shù)據(jù)進(jìn)行快速、有效、全方位的整理和排序，通過通訊設(shè)備和工具軟件系統(tǒng)更加集成化、智能化。而且，存儲(chǔ)紙質(zhì)文檔文件的磁盤等設(shè)備也可以采用簡單的分類方法，不會(huì)干擾磁盤中存儲(chǔ)文件的排序。行政人員需要選擇不同的需求進(jìn)行自動(dòng)技術(shù)檢索，并自由靈魂排列組合，從而形成建筑物所需的檔案記錄。

（四）檔案保管方式上的差異。在建筑行業(yè)中，紙質(zhì)文件檔案和電子文件檔案保管在環(huán)境要求和方式上存在較大差異，電子文件檔案在室內(nèi)存放的溫度不應(yīng)低于14℃或高于24℃。相對(duì)溫度在50%左右。但紙質(zhì)文件的磁盤存儲(chǔ)環(huán)境一般不低于17℃，不超過20℃。如果存儲(chǔ)在云主機(jī)中，對(duì)真實(shí)場(chǎng)景有額外的要求，只有對(duì)安全性能和保密性的嚴(yán)格要求。此外，磁場(chǎng)還會(huì)影響電子圖片文件的磁盤，所以在保存磁盤時(shí)，要整體考慮磁效應(yīng)，盡量避免出現(xiàn)消電現(xiàn)象，存儲(chǔ)載體要遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，放置在抗磁性效果好的金屬球中，避免載體因強(qiáng)烈震動(dòng)而損壞。另一方面，質(zhì)量檔案一旦形成，就不容易將記錄的文字與載體分離，這是一種靜態(tài)的實(shí)體存儲(chǔ)方式。而電子圖片可以將載體從文件內(nèi)容中分離出來，并具有修改和刪除的功能，是一種實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的存儲(chǔ)方式。此外，隨著信息技術(shù)和數(shù)據(jù)庫應(yīng)用的發(fā)展，電子文檔的存儲(chǔ)方式也逐漸從磁盤載體轉(zhuǎn)變?yōu)樵拼鎯?chǔ)服務(wù)器，以節(jié)省相關(guān)管理成本。

（五）文件利用過程的差異。工程單位經(jīng)常發(fā)生各種維護(hù)或接線項(xiàng)目，需要檢索文件和記錄。對(duì)于檔案信息，需要經(jīng)過相關(guān)的審查和貸款程序，然后需要原始文件或打印文件。所有文件內(nèi)容都可以肉眼識(shí)別，具體細(xì)節(jié)需要自己搜索。在使用數(shù)字文件的過程中，首先電子文件管理中心或人員要核對(duì)檢索到文件的單位、機(jī)構(gòu)或個(gè)人的身份，無誤后再確定訪問權(quán)限。只有得到管理人員的許可，才能檢索和讀取文件。但電子文件的閱讀方式與電子檔案不同，需要使用計(jì)算機(jī)硬件和辦公軟件實(shí)現(xiàn)可視化參考。與電子檔案的閱讀方式相比，它不受地理因素和時(shí)間的限制，然后可以通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行查詢和檢索。但從*安全使用各類信息的角度來看，紙質(zhì)文件的保密性更強(qiáng)，通常采用加密數(shù)據(jù)、私鑰技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等作為保障措施。

如上所述，紙質(zhì)文件和檔案信息具有不同的信息載體，基于它們各自的特點(diǎn)，有兩種管理檔案的方法，它們有很大的不同。然而，在當(dāng)前的信息社會(huì)中，計(jì)算機(jī)技術(shù)電子文檔數(shù)據(jù)管理的應(yīng)用是工程單位和市場(chǎng)發(fā)展的總趨勢(shì)。電子文件雖然有一定的優(yōu)勢(shì)，但在數(shù)據(jù)共享的封閉環(huán)境下，數(shù)字文件更容易被接受，更大程度上簡化了文件管理流程，提高了數(shù)據(jù)管理水平。因此，在未來管理檔案的演進(jìn)中，電子文件的安全性應(yīng)該得到充分保障。