學籍檔案的收集和整理 

 （一）文件記錄的收集不夠及時。一些在用人單位負責檔案信息化的員工責任心不夠強，檔案保管信息更新不夠及時，很多檔案登記還處于年前的狀態。部分相關檔案在人員調動、離職時，應相關組織和個人要求突然改進，無法實時補充完善。部分單位在人才競爭過程中，管理檔案移交不夠及時，新單位未能及時向現單位移交檔案，新用人單位需要為流動人才及時建檔發工資，建立薪酬機制，加強人員培訓，導致原管理檔案不移交，新用人單位反復建檔，而新單位下建立的檔案無法快速補充之前工人的敏感信息資料，存在缺失現象。 

 （二）存在檔案收集不完整、不真實的現象。隨著市場經濟的發展，人才競爭更加頻繁。有些人才到了原單位后，不如實上報個人信息。由于精力有限的問題，新員工工作態度虛假，不仔細核實流動人才的隱私信息。因此，一些流動人才在當前單位建立新檔案后收集的原始檔案信息不夠準確。 

 （三）文件數據的管理相當混亂。有的公司員工變動頻繁，但人才調動、離職手續不全，有的甚至不歡而散。原工作單位對負責人負責，不能隨便處置辭職人員的檔案。但這些辭職人員并沒有及時回來聯系，多方面協調文件的傳遞，導致這些相關文件狀態呆滯。新老用人單位交接程序和機制不健全，部分人力資源管理部門人員缺乏責任心，導致電子檔案更新不及時，缺乏嚴格的檔案審查機制，借閱、查閱、流轉程序不完善，檔案管理不嚴格，基于材料的檔案缺乏嚴格保密，甚至存在隨意涂改信息的問題。 

 二、加強檔案收集整理的措施 

 （一）提高學生檔案的連貫性，使其成為記錄人員成長的核心軌道。要加強沉淀人才數據管理的領導機制。市人社局要及時做好發放《實施細則》。用人單位應根據本單位內部實際情況，制定相應的流動人才網絡建設注冊信息實施辦法。用人單位應及時成立專項工作組，做好新老單位人事檔案管理對接工作。用人單位依托人力資源管理部門成立人才檔案管理協調小組，具體負責所有業務人員的信息和網絡建設工作。要提供強有力的協調和指導，解決報名信息網絡建設所需的人員、設備、經費等具體問題，確保人才紙質檔案能夠按照未來的要求全面完成。從目前有的人的檔案樣式來看，反映國內實際情況的基礎資料主要是任免表、崗位透視表和部分業務培訓資料。假設一個負責人平均每三年晉升一個崗位，檔案中反映這三年人員成長背景的個人簡歷只有一份，不能完全反映這三年負責人的真實情況，相當特殊，有斷層之嫌。要加大人事檔案、記錄的動態收集力度，根據聯席領導的實際情況，探索科學的職工考評制度，定期將考評表收集入檔入庫。文員每年考評一次，中層以上領導每兩到三年考評一次，考評結果記錄在人才評價審批表中并存入個人檔案。由此可以推斷，在成長為中層干部的過程中，一個新入職的負責人要形成十張左右的連續考評信息登記表。這樣，一個企事業單位人員多年來的業績和成長過程就可以不斷地在檔案中體現出來，高層次人才的歷史型知識也會更加翔實豐富，可以通過閱卷幫助人們了解。 

 （二）加強完整檔案收集的規劃，信息化建設。人才檔案由文字、圖表、聲像等證據性主題材料構成。，具有保存和參考價值。但由于技術和觀念上的原因，部分職工的流動人才檔案一直只參考紙質檔案。隨著社會進步和技術創新，流動人才出現的頻率逐漸增加，原有的檔案信息已不能充分反映高層次人才的現實和歷史數據，導致學生檔案利用率低，缺乏活力和生機。面對這種情況，所有用人單位都要樹立“大檔案觀”，突破電子檔案的束縛，建立集聲音、圖像、地圖、表格于一體的立體檔案。創新具有“聲像檔案”功能的檔案管理平臺，正好為數據管理的規劃和信息化建設提供了平臺幫助。通過強化信息化檔案服務體系，勞動者可以利用音頻、視頻等載體見證人才評價過程的核心環節，既有助于加強對評價過程的監督，又能直接反映出負責人在評價中的表現，為今后考察和培養人才提供了直接、近乎面對面的場景。當用人單位在該系統中保存了歷次人才評價的場景后，會向勞動者的檔案用戶呈現一部關于人才成長的紀錄片。將立體信息、視聽信息和檔案信息結合起來，可以全方位反映一個人才的信息，也可以充分克服新老職工之間傳遞檔案過程中的不便和缺陷。 

 （三）促進人事相關檔案的收集綜合素質和行政人員的敬業精神。通過嚴格管理學生檔案加強對人才的評價，是正規公司的突出優勢、劣勢和特長，是評價項目的等級評價意見和培養使用方案。記錄這一過程有助于加強對評價過程的監督，充分反映人員的優缺點。 

 （四）提高綜合素質人員的人事檔案管理和責任感。通過嚴格的檔案保管管理加強人才評價，是公司化、科學化水平的綜合體現。為全面提升企事業單位專職檔案管理隊伍素質和運行水平，使檔案管理專業崗位化、專業化，各類工作者要強化人力資源管理單位人員的責任感，探索對國內企事業單位檔案專職人員的培訓考核，考核合格后頒發“崗位相關證書”，帶頭上崗不持證上崗。為深入開展此項工作，抓好在職專職檔案部門的培訓考核和證書落實，拔尖人才是公司、企業各級圖檔(室)的領導和專職檔案管理人員。培訓主題為公司財務管理和人力資源檔案的管理規定；檔案項目控制程序和各種文件；檔案的技術保護；公共關系學；現代檔案管理。企事業單位檔案管理人員通過培訓，密切關注流動人才檔案，能夠了解檔案專業基礎知識，熟悉保密規定。了解基本檔案管理知識、企事業單位人事檔案管理和國內企事業單位的政策法規、地方政府和事業單位數據管理的政策法規。了解計算機應用的知識和海量信息。熟悉下屬單位和部門的發展演變。掌握人事檔案管理和工作規則。 

 （五）加強電子文件的保密性。負責傳遞檔案和接收管理學生檔案的單位要認真執行信息系統保密管理規定，扎實做好登記信息系統的安全保密措施，結合本單位實際情況和信息檔案網絡的信息安全保密規定；公司企業檔案存儲網絡實施中查詢信息的信息材料，必須由主管領導提交并辦理相關手續；在人才流通中，檔案、信息檔案和互聯網終端必須采取嚴格有效的技術加密措施。 

 總之，人才競爭有利于提高經濟潛力，形成高端創新優勢，但人才競爭檔案的相關管理方法和制度應盡快完善。通過逐步提高流動人才檔案的規范性，可以為高層次人才的流動和發展提供有力保障。